Pilotaż AI krok po kroku: jak sprawdzić rozwiązanie, zanim wdrożysz je w całej firmie

Między „to może zadziałać” a „wdrażamy w całej firmie” jest krok, który wiele firm pomija: pilotaż. Bez niego decyzja o wdrożeniu opiera się na prezentacji i entuzjazmie pierwszych dni. Z nim - na tym, co wydarzyło się na prawdziwych zadaniach Twojego zespołu.

Pilotaż, demonstracja i wdrożenie to trzy różne rzeczy

• Demonstracja pokazuje, że coś jest możliwe - na przygotowanych przykładach, w dobrych warunkach.
• Pilotaż sprawdza, czy to działa u Ciebie - na zwykłych zadaniach, z ludźmi, którzy mają też inną pracę.
• Wdrożenie rozszerza to, co sprawdziło się w pilotażu, na kolejne osoby albo zadania.

Nazywanie demonstracji pilotażem to prosty sposób, żeby podjąć decyzję na podstawie najlepszego możliwego scenariusza.

Karta pilotażu

Zanim pilotaż ruszy, spisz na jednej stronie:

• zastosowanie - jedno, opisane konkretnie: kto, co robi, na jakich materiałach, jak często,
• czego pilotaż nie obejmuje - żeby w trzecim tygodniu nie urósł do rozmiarów projektu,
• właściciela po stronie firmy - osobę, która odpowiada za przebieg i ma czas się tym zająć,
• uczestników - zwykle dwie-pięć osób,
• punkt wyjścia - zmierzony przed startem,
• kryteria sukcesu - odniesione do punktu wyjścia,
• datę decyzji - najczęściej po czterech-sześciu tygodniach,
• warunki przerwania - co musiałoby się stać, żeby zakończyć wcześniej.

Jak zmierzyć punkt wyjścia i ustalić kryteria, opisałem w tekście o mierzeniu efektu wdrożenia AI.

Tydzień zero: przygotowanie

• przygotuj materiały, na których narzędzie ma pracować, i sprawdź, czy są aktualne,
• napisz krótką instrukcję dla uczestników: jak używać narzędzia przy tym zadaniu, czego nie wklejać i jak sprawdzać odpowiedzi,
• zmierz punkt wyjścia na zwykłej pracy,
• przeszkól uczestników na ich własnych przykładach, nie na ogólnym pokazie.

Tydzień pierwszy: nauka

W pierwszym tygodniu nie ocenia się wyniku. Ludzie uczą się narzędzia, instrukcja okazuje się niepełna, pojawiają się pytania, których nikt nie przewidział.

Najważniejsze w tym czasie są krótkie, regularne rozmowy z uczestnikami i zapisywanie problemów. Każdy problem to poprawka w instrukcji albo w materiałach - lepiej teraz niż po rozszerzeniu na cały zespół.

Tygodnie od drugiego do czwartego: praca i pomiar

• uczestnicy pracują z narzędziem przy zwykłych zadaniach,
• pomiar odbywa się tak samo jak przy punkcie wyjścia - te same miary, ten sam sposób zapisu,
• błędy narzędzia są zapisywane razem z tym, na którym etapie sprawdzenie je wyłapało albo nie wyłapało,
• właściciel pilotażu raz w tygodniu przegląda zapis i reaguje, jeśli coś odbiega od planu.

Tydzień decyzji

Na koniec porównujesz wynik z punktem wyjścia i z kryteriami zapisanymi w karcie. Możliwe są trzy decyzje:

1. Idziemy dalej - kryteria są spełnione, rozszerzamy na kolejne osoby albo zadania.
2. Zmieniamy zakres - coś działa, ale nie tak, jak zakładaliśmy. Powstaje nowa karta, z poprawionym zakresem i nową datą decyzji.
3. Kończymy - kryteria nie są spełnione i nie widać prostego sposobu, żeby to zmienić.

Trzecia decyzja nie jest porażką. Pilotaż, który po pięciu tygodniach pokazał, że zastosowanie się nie sprawdza, oszczędził firmie miesięcy wdrożenia, które nic by nie dało.

Kogo zaprosić do pilotażu

• osoby, które wykonują to zadanie na co dzień - a nie tylko te, które najbardziej interesują się AI,
• przynajmniej jednego sceptyka - jeśli przekona się on sam, zespół przyjmie wynik łatwiej,
• właściciela z decyzyjnością - bez niego pilotaż zwykle wygasa, bo nikt nie ma czasu go domknąć.

Dlaczego pilotaże niczego nie rozstrzygają

• zakres był za duży, więc po sześciu tygodniach nie ma wyniku, tylko postęp,
• nie było punktu wyjścia, więc nie ma do czego porównać,
• nikt nie był właścicielem, więc pilotaż trwa, dopóki wszyscy o nim nie zapomną,
• ocena zapadła po pierwszym tygodniu, w środku nauki,
• w trakcie zmieniono zadanie, narzędzie i instrukcję jednocześnie.

Pilotaż jest zwykle trzecim krokiem po rozmowie z zespołem i wyborze zastosowania - całą kolejność opisałem w tekście od czego zacząć z AI w firmie. Kartę pilotażu przygotowuję w ramach audytu AI, a sam pilotaż prowadzimy w ramach wdrożenia.