AI w sprzedaży: 8 zastosowań i warunki, bez których nie zadziałają

„Czy AI pomoże nam w sprzedaży?” to pytanie, na które uczciwa odpowiedź brzmi: to zależy przy czym. Narzędzie, które świetnie streszcza rozmowę, może być bezużyteczne przy przygotowaniu oferty - nie dlatego, że jest słabe, tylko dlatego, że firma nie ma uporządkowanego cennika.

Dlatego przy każdym z poniższych zastosowań piszę nie tylko, co robi, ale przede wszystkim jaki warunek musi być spełniony. To on decyduje, czy narzędzie oszczędzi czas, czy go doda.

Najpierw o ryzyku

Przy każdym zastosowaniu podaję jeden z trzech poziomów:

• zielony - materiał roboczy, zostaje w firmie,
• żółty - treść trafia do klienta, więc zawsze czyta ją człowiek,
• czerwony - są w niej liczby, terminy albo zobowiązania, więc człowiek sprawdza je przy źródle.

Szerzej o tym, jak sprawdzać odpowiedzi na każdym z poziomów, piszę w tekście o sprawdzaniu odpowiedzi AI.

1. Podsumowanie rozmowy i lista zadań

Ryzyko: zielony · Nakład: mały

Co wchodzi: transkrypcja albo notatka z rozmowy z klientem. Co wychodzi: streszczenie, ustalenia, zadania z terminami i wątki, które zostały otwarte.

Warunek: ktoś musi tę rozmowę nagrać albo spisać. Bez materiału wejściowego nie ma czego streszczać.

Dlaczego warto zacząć właśnie od tego: niskie ryzyko, korzyść od pierwszego użycia i zespół od razu widzi sens. To dobry wybór na początek w firmie, w której ludzie podchodzą do AI sceptycznie.

2. Przygotowanie do spotkania z klientem

Ryzyko: zielony · Nakład: mały

Co wchodzi: historia kontaktów, poprzednie ustalenia, publicznie dostępne informacje o firmie klienta. Co wychodzi: krótka notatka przed spotkaniem - na czym stanęliśmy, o co zapytać, co można zaproponować.

Warunek: ustalenia są zapisywane w jednym miejscu, a nie w skrzynkach pocztowych poszczególnych osób. Jeśli historia klienta jest rozproszona, narzędzie jej nie złoży.

3. Porządkowanie notatek w CRM

Ryzyko: zielony · Nakład: mały

Co wchodzi: surowe notatki, maile, wiadomości. Co wychodzi: ujednolicony wpis z etapem rozmowy, kolejnym krokiem i terminem.

Warunek: CRM istnieje i ma ustaloną strukturę wpisu.

Uwaga: jeśli firma nie używa CRM, to zadanie jest w rzeczywistości wdrożeniem CRM, a nie wdrożeniem AI. Warto nazwać to wprost, zanim zacznie się cokolwiek kupować.

4. Pierwsza wersja odpowiedzi na zapytanie

Ryzyko: żółty · Nakład: mały

Co wchodzi: treść zapytania, opisy usług, cennik i kilka dobrych odpowiedzi z przeszłości. Co wychodzi: szkic odpowiedzi do przeczytania i wysłania.

Warunek: uporządkowane opisy usług i aktualny cennik. Bez nich szkic będzie ogólnikowy i szybciej będzie napisać odpowiedź samemu.

Co mierzyć: czas do pierwszej merytorycznej odpowiedzi i liczbę poprawek, które trzeba nanieść.

5. Odpowiedzi na typowe pytania i obiekcje

Ryzyko: żółty · Nakład: średni

Co wchodzi: lista powtarzających się pytań, dotychczasowe dobre odpowiedzi, zasady tonu, którym firma rozmawia z klientami. Co wychodzi: biblioteka gotowych odpowiedzi do dopasowania w konkretnej rozmowie.

Warunek: zebranie rzeczywistych pytań od zespołu - kilkudziesięciu, a nie kilku. To praca do wykonania przed wdrożeniem, a nie w jego trakcie. Pytania wymyślone przy biurku różnią się od tych, które padają naprawdę.

6. Kwalifikacja i porządkowanie zapytań

Ryzyko: żółty · Nakład: średni

Co wchodzi: przychodzące zapytania i kryteria dobrego klienta. Co wychodzi: zapytanie opisane, przypisane do osoby i oznaczone priorytetem.

Warunek: spisane kryteria tego, co jest wartościowym zapytaniem. Firmy zwykle ich nie mają - każdy handlowiec ocenia po swojemu. Samo ustalenie tych kryteriów bywa połową wartości całego przedsięwzięcia.

Zastrzeżenie: decyzję o odrzuceniu zapytania podejmuje człowiek. Narzędzie porządkuje, ale nie skreśla klientów.

7. Follow-up po wysłanej ofercie

Ryzyko: żółty · Nakład: mały

Co wchodzi: treść oferty, data wysyłki, historia kontaktu. Co wychodzi: szkic wiadomości przypominającej, dopasowany do etapu rozmowy.

Warunek: ktoś pilnuje terminów. Samo narzędzie o nich nie przypomni, jeśli nie jest połączone z kalendarzem albo CRM. Szkic wiadomości nic nie da, jeśli nikt nie wie, że czas ją wysłać.

8. Szkic oferty na podstawie ustaleń

Ryzyko: czerwony · Nakład: średni

Co wchodzi: notatka z rozmowy, cennik, katalog usług, wzór oferty. Co wychodzi: wypełniony szkic oferty z zaznaczonymi miejscami, w których decyduje człowiek.

Warunek: ustandaryzowany wzór oferty i jasne zasady wyceny. Ceny zawsze sprawdza człowiek przy źródle.

Uwaga: to zastosowanie daje największą oszczędność czasu i jednocześnie niesie największe ryzyko. W ofercie są ceny i terminy, a błąd w nich trafia prosto do klienta. Dlatego nie jest dobrym pierwszym krokiem - szczególnie w firmie, która nie ma uporządkowanego cennika.

Od którego zacząć

Jeśli miałbym wskazać kolejność, to:

1. Na początek podsumowanie rozmowy albo przygotowanie do spotkania. Niskie ryzyko, szybki efekt, nie wymagają porządkowania danych.
2. Potem pierwsza wersja odpowiedzi na zapytanie - gdy opisy usług i cennik są już uporządkowane.
3. Na końcu szkic oferty - gdy zespół ma nawyk sprawdzania odpowiedzi, a wzór oferty i zasady wyceny są spisane.

Wspólna rzecz dla wszystkich ośmiu: narzędzie przetwarza to, co firma już ma. Nie uporządkuje cennika, nie spisze kryteriów i nie założy CRM. Jeśli tych rzeczy brakuje, pierwszym krokiem jest uporządkowanie - i warto policzyć je uczciwie jako osobną pracę.

Więcej o kolejności całego procesu - od rozmowy z zespołem po pilotaż - piszę w tekście od czego zacząć z AI w firmie. Jeśli chcesz, żeby wybrane zastosowanie zostało zbudowane i sprawdzone na zadaniach Twojego zespołu, zajmuję się tym w ramach wdrożeń AI.